Menschen sitzen im Meeting an einem Tisch

Effiziente Meetings


Viele von uns kennen das Problem. Im Kalender auf der Arbeit reiht sich ein Termin an den nächsten: um 9 Uhr ein Termin mit der Geschäftsführung, um 10:30 Uhr Teammeeting, 13 Uhr Statusmeeting zum Projekt Website ... Fürs Tagesgeschäft bleibt – wieder einmal – kaum Zeit. Geht das auch effektiver, bitte? Müssen wir uns wirklich ständig meeten? Halten zu viele Meetings uns nicht eher von der Arbeit ab?

Meetings sind ein Muss!


Das steht außer Frage: Meetings sind wichtig, damit die Interne Kommunikation stimmt. Denn es geht nichts über den direkten Austausch. Tatsächlich ist weniger das Problem, dass wir zu viele Termine haben. Die Termine, die stattfinden, sind oft zu unstrukturiert und haben ein schlechtes Zeitmanagement. Wir müssen lernen, in Meetings stärker zu fokussieren und effizienter vorgehen!

Meetings vorab strukturiert planen

6 Tipps für effiziente Meetings


1) Kein Meeting sollte ohne eine Agenda stattfinden. Die Agenda gibt einen Überblick über die Punkte, die besprochen werden – und nur die sollten dann auch zur Sprache kommen! Am besten ihr haltet die Punkte während des Meetings gut sichtbar für alle fest, z. B. auf einem Whiteboard oder einem Flipchart. Den Punkt „Sonstiges“ gibt es dabei nicht! 

2) Grenzt in der Agenda den Zeitraum ein, in dem ein Thema besprochen werden soll. Weiß jeder Teilnehmer, dass für einen bestimmten Punkt nur 15 Minuten eingeplant sind, ist es einfacher, fokussiert zu bleiben.

Menschen blicken im Meeting auf eine Flipchart

3) Auch ein Protokoll ist Pflicht. So haltet ihr fest, was besprochen wurde, welche Abmachungen und Timings es gab. Mitarbeiter, die nicht zum Meeting kommen konnten, können schnell nachlesen, was es Neues gibt. Dabei muss ein Protokoll nicht einmal mit einer langen Nachbearbeitungszeit verbunden sein. Es macht sogar Sinn, dass der Protokollant die wichtigsten Punkte gleich im Meeting auf seinem Laptop festhält und am Ende des Meetings an alle verschickt.

4) Jeder Meeting-Teilnehmer sollte darauf achten, nicht vom Thema abzuschweifen. Taucht doch ein Punkt auf, der ausführlicher besprochen werden sollte, aber nicht auf der Agenda steht, solltet ihr zunächst prüfen, ob dies sofort geschehen muss oder gegebenenfalls aufs nächste Meeting geschoben werden kann. Und dann mit besserer Vorbereitung.

5) Es sollten außerdem nur Themen besprochen werden, die alle Teilnehmer betreffen. Gibt es noch Punkte, die ausführlich mit Einzelnen diskutiert werden müssen, macht es Sinn, diese ans Ende des Meetings zu legen. Die Mitarbeiter, die nicht mehr vor Ort sein müssen, können dann schon weiterarbeiten.

6) Und natürlich gibt es auch tatsächlich Meetings, die einfach nicht nötig sind. Finden diese regelmäßig statt und ihr merkt, dass hiermit wenig erreicht wird, solltet ihr das schnell thematisieren. Vielleicht kann das Wichtigste auch in einem anderen, eh schon stattfindenden Meeting mit den gleichen Teilnehmern als Unterpunkt aufgenommen werden? Oder ein größerer Zeitraum zwischen den Terminen reicht aus?

Probiert unsere Tipps einfach mal aus und ihr werdet merken, dass eure Meetings fortan effizienter werden. Indem ihr euch mehr auf das Wesentliche fokussiert, verschwendet ihr weniger Zeit mit Unnötigem. Und könnt euch besser aufs Tagesgeschäft konzentrieren!

Ihr sucht noch mehr Tipps, um effizient zu arbeiten? Dann schaut doch mal bei unserem Beitrag zu Design Thinking vorbei. Auch indem ihr auf eine gesunde, ausgewogene Ernährung im Büro achtet, seid ihr leistungsstärker!

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