6 Tipps für eine Urlaubsübergabe ohne Stress

Der Urlaub ist eingereicht, die erste Reise ist gebucht. Damit ihr eure freie Zeit genießen könnt und nicht ständig über die Arbeit und zu erledigende Aufgaben grübelt, haben wir euch 6 Tipps für eine stressfreie Urlaubsübergabe zusammengestellt. Diese helfen euch, eure Urlaubsübergabe effektiv vorzubereiten und alle wichtigen Aufgaben organisiert an eure Vertretung abzugeben.

1. Kollegen und Kunden rechtzeitig informieren

Informiert eure Kollegen und Kunden frühzeitig über eure Abwesenheit. Benachrichtigt vor allem Kollegen, die von euch Aufgaben übernehmen sollen. Auch Kunden, mit denen ihr arbeitet und bei denen Deadlines eine Rolle spielen, müssen rechtzeitig Bescheid wissen. Dadurch könnt ihr entspannt alle laufenden Projekte vor eurem Urlaub abschließen, in Abstimmung mit Kunden Deadlines nach hinten verschieben und anfallende Aufgaben von eurer Vertretung bearbeiten lassen.

Mehrere Novus Ablagen per Novus Mehrplatzsystem am Schreibtisch angebracht.

2. Übersichtliche Büroorganisation

Eine übersichtliche Büroorganisation erleichtert die Arbeit enorm und hilft euch, den Überblick zu bewahren. Ein aufgeräumter Schreibtisch zahlt sich bei der Urlaubsübergabe aus, wenn ihr euren Kollegen Dokumente oder Ordner geben müsst. Beschriftete Ablagen oder Schalen von Novus sind praktische Helfer im Büroalltag. Ihr arbeitet effizienter und spart Zeit, da alle Unterlagen und Schreibtischutensilien eine feste Position haben und ihr nicht ewig in Schubladen suchen müsst. Erstellt am besten einen Ablageplan, den ihr beispielsweise an die Seite eures Schreibtisches oder neben eure Ablagen klebt. Dieser hilft euren Kollegen, relevante Dokumente schnell zu finden, auch wenn ihr nicht da seid.

Sorgt auch dafür, dass ihr nicht mehr benötigte Ausdrucke und andere Dokumente regelmäßig entsorgt. Hierbei steht Datenschutz an erster Stelle. Besonders effektiv vernichtet ihr eure Dokumente mit Dahle Aktenvernichtern. Mit dem Aktenvernichterkonfigurator könnt ihr schnell herausfinden, welcher Aktenvernichter für euch passend ist. Die wichtigsten To-Dos und Hinweise für eure Kollegen könnt ihr außerdem an ein Whiteboard hängen. Dadurch sieht eure Vertretung direkt auf einen Blick, was zu tun ist, noch bevor der PC hochgefahren ist. Mehr Inspiration zum Thema Ordnung findet ihr in unserem Beitrag „Ordnung am Arbeitsplatz“.

3. Zuständigkeiten klären und Aufgaben notieren

Erstellt eine Liste der täglich anfallenden Aufgaben. Macht euch vorab schlau, welche Projekte oder To Dos bei eurer Abwesenheit anfallen könnten und wer diese übernehmen soll. Eure Vertretung steckt meist nicht so tief im Thema drin, wie ihr selbst. Deshalb ist eine ausführliche Urlaubsübergabe wichtig. Vor allem, wenn ihr mehrere Tage im Urlaub seid.

Zwei Geschäftsleute schauen sich Daten auf einem Bildschirm an.

4. Rechtzeitig planen

Überlegt mindestens drei Wochen vor eurem Urlaub, welche Aufgaben übergeben werden müssen. So könnt ihr euch frühzeitig überlegen, was ihr vorab erledigen und organisieren könnt, um eurer Urlaubsvertretung die Übernahme der Aufgaben zu erleichtern. Plant außerdem für die eigentliche Übergabe ein wenig Zeit ein. Erstellt eine Liste mit den täglich anfallenden Aufgaben eures Projekts sowie größere Aufgaben, die während eurer Abwesenheit bearbeitet werden müssen. Außerdem wichtig: Eine Liste mit Zugangsdaten und wichtigen Ansprechpartnern beim Kunden.

Bei der Urlaubsübergabe sind geordnete Dokumente ein Muss.

Heftet am besten alle wichtigen Dokumente für eure Vertretung ordentlich zusammen, so kommen die Blätter einzelner Projekte nicht durcheinander. Die offene Heftung bei Novus Heftern ist besonders praktisch. Denn die Heftklammern, die die einzelnen Seiten zusammenhalten, können einfach und schnell wieder mit dem Finger gelöst werden, falls das nötig ist. Ein paar Tage vor eurem Urlaub könnt ihr alle Punkte und Dokumente mit eurer Vertretung besprechen und Fragen klären. Am letzten Tag reicht dann eine Übergabemail, die über den letzten Stand aufklärt.

5. Übergabemail schreiben

In der Übergabemail informiert ihr alle Kollegen, die mit euch an Projekten arbeiten und die Aufgaben von euch übernehmen sollen, über den letzten Stand und anfallenden To Dos. In der Übergabemail fasst ihr pro Kunde oder Projekt zusammen:

Welche Aufgaben stehen an?
Was wurde bereits erledigt?
Was muss als Nächstes getan werden?
Welche Deadlines gibt es?
Wer ist zuständig?
Wo sind Dokumente abgelegt?
Wer ist Ansprechpartner?

Durch die vorherige Absprache und eine ausführliche Liste weiß eure Vertretung genau, was zu tun ist und kann die Aufgaben während eurer Urlaubszeit gewissenhaft erfüllen.

6. Abwesenheitsnotiz senden und Telefon umleiten

Alle Aufgaben sind übergeben, Zuständigkeiten geklärt: Was jetzt noch fehlt, ist die Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm. Folgende Angaben sollten in eurer Abwesenheitsmail nicht fehlen:

Angaben zum Abwesenheitszeitraum
Die E-Mail wird nicht weitergeleitet, wird aber so schnell wie möglich nach der Rückkehr bearbeitet.
Angaben zur Vertretung, die in dringenden Fällen kontaktiert werden kann.

Vergesst außerdem nicht, euer Telefon auf eure Vertretung oder an die Zentrale weiterzuleiten!

Mit diesen 5 Tipps seid ihr bestens für einen erholsamen Urlaub gewappnet und könnt die Zeit entspannt genießen, ohne an die Arbeit zu denken. Stöbert in unserem Magazin, um mehr Inspiration rund um das Arbeitsleben zu erhalten.