Clevere Ablagesysteme im Büro

Wo liegt doch gleich der Besprechungsbericht vom letzten Meeting? Hatte ich mir die Uhrzeit für den Termin morgen und die Aufgaben, die ich dafür noch erledigen muss, nicht auf dem Schmierblatt neben dem Telefon notiert? Wie waren nochmal die Prioritäten und To-Dos für den heutigen Tag? 

Das Ordnung wichtig ist, um den Überblick nicht zu verlieren, wissen wir nicht erst seit es Ordnungsexpertin Marie Kondo mit ihren Aufräumtipps in die Bücherregale und Haushalte geschafft hat. Wem es nicht gelingt, Ordnung im Büro zu halten und ein klar strukturiertes Ablagesystem zu schaffen, der ist schnell frustriert. Beim Suchen geht unnötig Zeit verloren und die Arbeit ist nicht effektiv. Damit euch das nicht passiert, haben wir euch wertvolle Tipps gesammelt, mit denen ihr eure Büroorganisation mit passenden Ablagesystemen und einem Ablage-Workflow auf Vordermann bringt. 

Was versteht man unter Ablage?

Unter Ablage versteht man sowohl den Vorgang Dokumente in einem sinnvollen System abzulegen, als auch den Gegenstand an sich  – also Ordner, Fächer, Ablageschalen, Stehsammler, Schubladenboxen, Briefablagen – die zur Organisation von Unterlagen genutzt werden können. Ein Ablagesystem unterstützt und erleichtert idealerweise das Arbeiten und sollte auf die Vorgänge im Unternehmen und den Arbeitsbereich der Mitarbeiter abgestimmt sein. 

Warum ihr Ablagesysteme im Büro benötigt

Egal, ob ihr Mappen, Ablagekörbe oder Schränke nutzt – Ablagesysteme haben viele Vorteile: 

  • Das Organisieren fällt leichter
  • Jede Art von Dokument und Information bekommt einen Platz
  • Der Schreibtisch bleibt dauerhaft aufgeräumt 
  • Das Erledigen von Aufgaben wird effizienter
  • Der Arbeitsplatz wirkt professionell 

Das perfekte Ablagesystem für euer Büro 

Chaos entsteht oft, weil Dokumente und Bürohelfer keinen festen Platz auf dem Schreibtisch haben. Unbeschriftete Ordner, lose Papiere in der Briefablage und fehlende Fächer sorgen dafür, dass ihr weniger effizient arbeitet. Idealerweise sorgt ihr mit einem modularen Ablagesystem wie dem Novus Mehrplatzsystem für mehr Ordnung und Zeitersparnis bei der Arbeit. Eine einfache Lösung, um das Chaos zu beseitigen und dem Arbeitsplatz einen aufgeräumten Charakter zu verleihen, sind Ablagefächer, die am Tischrand befestigt werden. 

Mit den Copy Swingern des Novus Mehrplatzsystem könnt ihr so bis zu fünf Ablageschalen auf einen Schlag am Schreibtisch, ohne auch nur einen kleinen Teil eures Schreibtischs opfern zu müssen.

Das modulare Ablagesystem von Novus nutzen

Noch mehr Platz auf dem Schreibtisch schafft ihr mit dem Novus TSS Monitortragarm-System, mit dessen Hilfe Monitore über der Tischfläche schweben und sich flexibel bewegen lassen. 

Diese befestigt ihr mit der gleichen Tischbefestigung wie bei den Copy Swingern oder an der Organisationswand SlatWall. Wenn ihr die SlatWall nutzt, gibt euch das zusätzlich viele weitere Möglichkeiten, eure Arbeitsausstattung zu verbessern. Telefonhalterung, Stiftebecher, Ablageschale - sie alle können hier angebracht werden. Euer Schreibtisch wird frei und ihr könnt euch auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. Mehr Informationen zum modularen Mehrplatzsystems

Büroorganisation mit einem Ablage-Workflow

Ihr solltet von Anfang an eine klare Struktur für euer Ablagesystem entwickeln und diese regelmäßig optimieren. 

1. Ablagen eindeutig beschriften und Farben nutzen

Überlegt euch eine einheitliche Benennung für alle eure Fächer und meidet ein Fach, auf dem "Diverses" oder "Verschiedenes" steht. Erfahrungsgemäß sammeln sich hier schnell zu viele Dokumente an, die ihr eigentlich gar nicht mehr braucht. Oder eh vergesst, sobald sie abgelegt sind. Wollt ihr auf keinen Fall auf eine allgemeine Ablage verzichten, verpflichtet euch selbst, täglich vor Feierabend einen Blick rein zu werfen und großzügig auszusortieren. Farb-Markierungen auf euren Ablagen oder Ordnern helfen euch auch dabei, eure Unterlagen zu strukturieren, wenn ihr euch vorab ein Farbleitsystem überlegt. 

2. Regelmäßig wegwerfen

Braucht ihr die dritte Korrekturphase des Textes wirklich aufzuheben? Eher nicht. Gewöhnt euch an, Dokumente an eurem Arbeitsplatz großzügig zu entsorgen, sobald ihr ein Projekt abgeschlossen habt. Viel zu viel lagert bei den meisten von uns noch in irgendwelchen Ordnern, das garantiert nie wieder angeschaut wird. Aber Platz wegnimmt! Nehmt euch monatlich vor Briefablagen und Schubladen auszumisten, so haltet ihr Ordnung am Arbeitsplatz.

3. Ordnung in der digitalen Ablage halten

In der heutigen Zeit muss nicht alles ausgedruckt werden. Unser Tipp: In eurem E-Mail-Postfach könnt ihr genauso gut mit Ordnern, die nach dem gleichen System wie in eurer Ablage gekennzeichnet sind, eure Büroorganisation optimieren. 

Sortiert E-Mails, die ihr nicht mehr braucht, gleich weg. Sonst geht ihr irgendwann in der E-Mail-Flut unter. Viele Dokumente können auch sicher auf dem Server archiviert werden. Oder auf einer externen Speicherplatte, wenn die Dokumente auf dem Server zu viel Platz wegnehmen.

4. Ordnung schaffen, an jedem Tag: 

Aufgeräumte Schreibtische machen nicht nur vor Kunden, Kollegen und eurem Chef einen besseren Eindruck. Sie sparen euch auch jede Menge Zeit, da ihr schneller die Materialien findet, die ihr braucht. Räumt deshalb am besten jeden Abend, bevor ihr nach Hause fahrt, euren Schreibtisch auf. 

Sortiert Dokumente in eure Ablagenfächer, archiviert Daten und räumt euer Emailfach auf. So vermeidet analoges und digitales Schreibtisch-Chaos. 

5. Sofort erledigen! 

"Jetzt muss ich mich aber ganz schnell um dies oder das kümmern." Hört auf, euch rauszureden. Klar gibt es immer irgendetwas, das eiliger oder relevanter ist. Aber ihr tut euch und eurer Büroorganisation keinen Gefallen, wenn ihr diverse Dinge - z. B. die Ablage von kleinen, aber trotzdem wichtigen Dokumenten auf dem Server - ständig aufschiebt. Oder gleich ganz vergesst. Deshalb alles - analog wie digital - gleich erledigen, dann habt ihr den Kopf für wichtigere Dinge frei.

6. Alle Notizen an einem Ort

Spontane Ideen oder Kritzeleien während ihr telefoniert, sollten nicht am Whiteboard oder auf einem losen Blatt Papier stehen. Die sammelt ihr am besten auf eurer Unterlage an eurem Schreibtisch. Die Unterlage bleibt schließlich immer am gleichen Ort. Oder ihr schreibt sie in ein Notizbuch, das ihr immer griffbereit habt.

Wir hoffen, unsere Tipps helfen euch weiter, euer Ablagesystem zu verbessern. Habt ihr Ordnung, kommt ihr garantiert mit viel besserer Laune ins Büro und erledigt eure Arbeit effizienter. Mehr Zeit für Feierabend!

 

3 Zusatz-Tipps für eine ordentliche Ablage im Büro

Wir haben Ordnungsexpertin Denise Colquhoun nach 3 einfachen Tipps für eine aufgeräumte Ablage im Homeoffice und im Büro gefragt, mit denen ihr ohne großen Aufwand Ordnung schafft. 

  1. Wenn alles seinen Platz hat, ist es leichter, Ordnung zu halten. Doch je mehr gesammelt wird, desto voller werden die Ordner. Deshalb sollte mindestens 1 x im Jahr aussortiert werden. Diesen Termin im Kalender notieren und dann alle Unterlagen aussortieren, die nicht mehr benötigt werden oder überholt sind.

  2. Eine Inhaltsangabe als erstes Blatt in jedem Ordner erleichtert das Suchen und Finden.

  3. Nur einen Posteingangskorb aufstellen und diesen 1 x pro Woche abarbeiten und leeren. So wächst einem nie wieder die Eingangspost über den Kopf.

Auf ihrem Blog "Fräulein Ordnung" ​​​​​​​gibt Denise Colquhoun Ordnungstipps für Zuhause und coacht Personen, die mehr Ordnung in ihr Leben bringen möchten. Unter ihrer Rubrik Büro findet ihr weitere Aufräumtipps für das Büro.

Wir wünschen viel Spaß beim Ordnung machen!