Laut, hektisch und unruhig – viele verbinden Großraumbüros mit Callcenter-Atmosphäre. Dabei ist das Open Space Büro ein etwas anderes Konzept des Großraumbüros und unterscheidet sich deutlich von der altbekannten, beengten Schreibtischwüste. Statt viele identische Arbeitsplätze zu schaffen, werden Arbeitsräume in unterschiedliche Funktionsbereiche unterteilt. Von Räumen für Einzelarbeiten, für Gruppenarbeiten, für Telefonate bis hin zum Pausenbuffet ist alles möglich. Manche Unternehmen verzichten sogar komplett darauf, dass ihre Arbeitnehmer an festen Schreibtischen arbeiten. Dadurch können Mitarbeiter jeden Arbeitsbereich nutzen und ihre Position beliebig variieren – Laptop, Handy und Co. sei Dank!
Open Space Büros sollen die Kommunikation untereinander anregen, die Kreativität und Produktivität fördern. Übrigens: Open Space Büros erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Google und Microsoft machen es uns vor. Sie schwören auf dieses Bürokonzept und zeigen, dass es in der Praxis funktioniert. Aber nicht nur für riesige Konzerne eignen sich Open Space Büros. Wir zeigen euch, wie ihr es selbst einrichten könnt und von welchen Vorteilen ihr dadurch profitiert.
Der Ursprung von Open Space
Open Space ist eine Methode, um größere Gruppen von 20 bis zu 2000 Teilnehmern bei Konferenzen zu strukturieren und zu moderieren. Ziel ist es, gemeinsam an einem Thema und den Unterthemen lösungsorientiert und innovativ zu arbeiten. Die Teilnehmer können eigene Ideen einreichen, die von kleineren Gruppen gemeinschaftlich weiterentwickelt werden. Hierbei stehen die Selbstorganisation und Selbstverantwortung im Vordergrund. Bei Open Space Büros soll die Methode der offenen Kommunikation und des selbstorganisierten Arbeitens in offenen Räumlichkeiten vorangetrieben werden.
Der Ablauf einer Open Space Sitzung
Die offene Arbeitsatmosphäre im Open Space Büro soll die Kommunikation fördern und dafür sorgen, dass Probleme schneller gelöst werden. Im Büro lassen sich die Grundlagen der Open Space Methode in vereinfachter Version aber auch auf Arbeitsgespräche, Meetings oder Brainstormings übertragen.
- Zu Beginn sitzen alle Teilnehmer im Kreis. Es folgt eine Vorstellungsrunde und der Moderator erklärt Ziele, Grenzen und Ressourcen.
- Es folgt eine Einführung in ein Thema, das behandelt werden soll. Welche Teilaspekte des Themas bearbeitet werden, ergibt sich aus den Anliegen der Teilnehmer. Jeder kann ein Anliegen zum Thema einbringen, an dem gearbeitet werden soll. Bei Anliegen handelt es sich um Themen, die einer Person besonders wichtig sind und für die jemand Verantwortung übernehmen möchte.
- An einer Packpapier-Wand oder an einem Flipchart werden alle Anliegen Zeiten und Arbeitsräumen zugeordnet.
- Jeder Teilnehmer kann sich anschließend Themen zuordnen.
- Die Gruppenarbeitsphase findet selbstorganisiert statt. Ideen werden entwickelt und dokumentiert.
- An einer Dokumentationswand werden die Ergebnisse aller Gruppen für jeden sichtbar aufgehängt.
- Danach werden die Ergebnisse ausgewertet und die weitere Umsetzung geplant.
Wie kann man das Büro Open Space aufrüsten?
Open Space Büros sind Großräume, die individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter ausgerichtet sind – 20 identisch eingerichtete Arbeitsplätze in abgetrennten Büros war gestern. Wer konzentriert arbeiten möchte, kann sich in Bereiche mit Einzelplätzen zurückziehen. Wer dagegen in der Gruppe arbeiten möchte oder einen Meeting-Termin hat, findet dafür ebenfalls geeignete Gruppenarbeitsplätze oder Konferenzräume. Auch zum Telefonieren oder für das Pausenbuffet gibt es eigens hierfür eingerichtete Bereiche.
Durchführungstipps für Open Space Büros:
Ein Open Space Büro zeichnet sich durch verschiedene Arbeitsplatzbereiche aus, die Mitarbeiter frei wählen können. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Ein Büro für konzentrierte Einzelarbeiten am PC
Hierfür werden flexible Schreibtische, Stühle und zusätzliches Zubehör nach Wahl benötigt. Mit mobilen Geräten wie Laptops und Tablets und flexiblen Monitorhalterungen lässt es sich komfortabler an mehreren Bildschirmen arbeiten. Um ergonomische Arbeitsplätze zu erhalten, eignen sich besonders verstellbare Halterungen. Mit LiftTEC von Novus geht das ganz leicht. Ihr könnt den Monitor nach rechts oder links, nach oben oder unten bewegen. Oder einfach weiter wegbewegen, wenn er mal nicht benötigt wird. Zusätzlich ermöglicht das integrierte Kugelkopfgelenk den Monitor flexibel zu neigen und zu drehen. Erfahrt mehr zu den Vorteilen von Novus LiftTEC.
Ein Büro für Gruppenarbeiten und Kunden-Meetings
In einem Büro für Gruppenarbeiten und Kundenmeetings gibt es einen großen Tisch, um den herum ihr mit euren Kollegen oder Kunden Platz nehmen könnt. Für gemeinsame Gedankengänge und Präsentationen sollte der Raum mit Präsentationstechnik wie Flipcharts oder Whiteboards ausgestattet sein. Ebenfalls sinnvoll sind ein Beamer und eine Leinwand. Da der Raum für den gegenseitigen Austausch geeignet ist, sind hier Gespräche und Diskussionsrunden möglich.
Ein Raum mit unterschiedlichen Arbeits- und Rückzugsmöglichkeiten
Wenn euch ergonomische Aspekte und Rückzugsmöglichkeiten am Herzen liegen, könnt ihr einen Raum mit Stehtischen und abgetrennten Lounge-Bereichen ausstatten. So könnt ihr eure Positionen verändern – das ist gut für eure Gesundheit, da es Rücken- und Nackenschmerzen vorbeugt. Im Lounge-Bereich könnt ihr entspannt arbeiten und euch leise mit euren Kollegen über eure Projekte austauschen.
Ein Raum zum Telefonieren, Drucken und Aktenvernichten
Drucker sind eine störende Geräuschquelle und Telefonate ziehen schnell die Aufmerksamkeit aller Mitarbeiter auf sich – damit sind sie Ablenkungsquelle Nummer eins. Dem könnt ihr vorbeugen, wenn ihr einen separaten Raum zum Drucken und für Aktenvernichter sowie einen separaten Raum für Telefonate oder Telefonkonferenzen einrichtet.
Ein Raum als sozialer Dreh- und Angelpunkt
Besonders für die Gruppendynamik ist ein gemeinsamer Treffpunkt sinnvoll. Hier könnt ihr euch zusammenfinden, um gemeinsam etwas zu essen oder euch über persönliche Dinge zu unterhalten. Wenn ihr keine separate Küche habt, befindet sich in diesem Raum zumindest eine Kaffeemaschine, vielleicht auch ein Wasserkocher, ein Kühlschrank und eine Mikrowelle. Damit der Raum zum gemeinsamen Verweilen einlädt, könnt ihr ihn gerne entsprechend gestalten – z.B. mit Pflanzen und Bildern von allen Kollegen.
Und ganz wichtig: Um tatsächlich dauerhaft eine offene und einladende Atmosphäre in eurem Open Space Office zu schaffen, verschanzt sich nun niemand mehr hinter verschlossenen Türen. Eine Ausnahme sind natürlich laute Gruppenmeetings und Kundentermine, die eure Kollegen stören würden.
Was darf in einem Open Space Office nicht fehlen?
Manche Mitarbeiter sind extrovertiert, andere sind introvertiert. Wer extrovertiert ist, hat in der Regel weniger Probleme mit höherer Lautstärke. Introvertierte Mitarbeiter können sich dann allerdings gar nicht mehr konzentrieren. Damit es im Open Space Büro für alle angenehm ist, solltet ihr klare Regeln aufstellen. Dazu können euch folgende Punkte als Orientierung helfen:
- Wer ein lautes Organ hat, sollte sich beim Telefonieren etwas zurücknehmen
- Team-Meetings und Gruppenarbeiten sollten in den dafür vorgesehenen Räumen stattfinden
- Mit Kopfhörern kann gezeigt werden, dass man gerade nicht gestört werden will
Vorteile eines Open Space Büros
Open Space Büros bieten einige Vorteile für euer Unternehmen und für euch selbst. Wir haben ein paar für euch gesammelt – damit könnt ihr den ein oder anderen skeptischen Chef vom Open Space Büro überzeugen.
Kurze Kommunikationswege
Vom Teamleiter bis zum Praktikanten sitzen alle in einem Raum. Wenn ihr also Hilfe benötigt oder euch untereinander austauschen möchtet, ist bestimmt immer jemand ganz in der Nähe. So lassen sich Probleme schnell lösen und Entscheidungen auf kurzem Wege treffen.
Gruppendynamik
Die Gruppendynamik und die Beziehungen zu euren Kollegen verbessern sich wie von alleine im Open Space Büro, weil ihr euch untereinander viel besser und öfter austauschen könnt – formal und persönlich.
Informationsfluss
Anders als in Einzelbüros sind euch die meisten Informationen im Open Space Büro offen zugänglich. So müsst ihr nicht erst auf interne Benachrichtigungen warten, sondern seid immer up-to-date.
Geringere Kosten
Ein Open Space Büro verbraucht in der Regel weniger Bürofläche als die gleiche Menge Arbeitsplätze bei Einzelbüros erfordern würde. Das bedeutet in der Regel weniger Büromiete und geringere Energiekosten – darüber dürfte sich jeder Chef freuen.
Flexibilität
Am Schreibtisch oder am Stehtisch arbeiten, wie es euch am liebsten ist – das ist Flexibilität. Und die kann nicht nur die Kreativität von Mitarbeitern beflügeln. Wenn ihr nämlich ab und zu eure Körperhaltung wechselt, könnt ihr gleichzeitig etwas für eure Gesundheit tun.
Ein Open Space Büro kann sich in vielen Bereichen positiv auf euch und eure Arbeitsweise auswirken. Wir wünschen euch daher viel Spaß und Erfolg in eurem Open Space Office!
Nachteile von offenen Büros
Ob ein Großraumbüro wirklich sinnvoll ist, kommt auf die Art des Unternehmens an. Zwar werden Großraumbüros immer mehr eingesetzt, beliebt sind sie bei Mitarbeitern aber nicht unbedingt. Laut einer Harvard-Studie haben Großraumbüros sogar den gegenteiligen Effekt. Statt die Kommunikation zu fördern, verhindert die offene Atmosphäre eher den Austausch untereinander. Die Wissenschaftler Ethan Bernstein und Stephen Turban fanden in ihrer zweiwöchig andauernden Beobachtungsphase heraus, dass die Mitarbeiter auf andere Kommunikationsmöglichkeiten wie private Messenger oder Emails auswichen, statt direkt miteinander zu kommunizieren.
Unternehmen sollten sich vorab gut überlegen, ob eine offene Bürokultur zur Arbeitsweise und zum Themenfeld passt.