Desk Sharing im Büro

Desk-Sharing: ein vorteilhaftes Konzept für Arbeitgeber und Arbeitnehmer


Alles, was ihr zu diesem Ansatz wissen müsst

Umfragen zeigen: Die Etablierung des Home-Offices kommt vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern entgegen, die meisten von euch möchten jedoch nicht jeden Tag von zuhause arbeiten. Immer mehr Unternehmen nutzen daher Desksharing-Konzepte, denn diese kommen auch den Hygieneschutzmaßnahmen entgegen: Die Arbeitszeit wird unter den Mitarbeitern aufgeteilt, sodass sich weniger Menschen zur gleichen Zeit im Büro befinden und die Ansteckungsgefahr sinkt. Wer gerade nicht im Firmenbüro ist, arbeitet vom Home-Office aus. Desksharing verbindet die positiven Aspekte des Home-Offices wie entfallende Fahrtwege mit den schönen Seiten der Büroarbeit wie dem Austausch mit Kollegen. Wir zeigen euch, was Desksharing darüber hinaus noch bietet und worauf es ankommt, wenn Desksharing funktionieren soll.

Desksharing sorgt mit seinen Vorteilen für mehr Mitarbeiterzufriedenheit

Das Desk-Sharing-Konzept kommt zum Einsatz, wenn es in einem Firmengebäude mehr Mitarbeiter als Arbeitsplätze gibt: Zwei oder mehrere Mitarbeiter kommen zu unterschiedlichen Zeiten ins Büro und teilen einen Schreibtisch. So können die vorhandenen Ressourcen optimal genutzt werden. Das Konzept bietet Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter: Arbeitgeber sparen dank geteilter Arbeitsplätze Platz im Büro sowie Kosten für die Ausstattung und profitieren von der gesteigerten Produktivität ihrer Mitarbeiter. Arbeitnehmer können durch die wechselnde Umgebung den Arbeitstrott vermeiden und in der Home-Office-Zeit flexibler arbeiten: Somit verbessert sich ihre Work-Life-Balance. Und das Konzept hat Hand und Fuß: Die Vorteile, wie auch die gestiegene Mitarbeiterzufriedenheit, wurden in einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation bestätigt.

Mit der wichtigste Vorteil des Desk-Sharing-Konzepts ist die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Möglich macht das der gewonnene Platz, da weniger Schreibtische die Bürofläche beanspruchen. Zusätzlich geschaffene Räume, z. B. Meeting-Points oder Kreativitäts-Zonen, bringen Abwechslung in den Arbeitsalltag und fördern Teamarbeit. Dank der modernen, flexiblen Büroeinrichtung kommen Mitarbeiter gerne zur Arbeit. Außerdem ist das Konzept für die Work-Life-Balance förderlich: Es gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, den Job und die Familie bzw. die Freizeit flexibel zu kombinieren.

Desksharing-Konzept umsetzen: Auf diese fünf Punkte kommt es an

Desksharing klingt toll, die Umsetzung muss aber durchdacht werden. Folgende Tipps erleichtern euch das Arbeiten im Desksharing.

  • Wie stelle ich meinen Arbeitsplatz auf meine eigenen Bedürfnisse ein?

Teilt ihr den optimalerweise höhenverstellbaren Schreibtisch mit anderen Kollegen, hilft die passende Ausstattung dabei, den Arbeitsplatz schnell auf eure Bedürfnisse einzustellen. Zur flexiblen und funktionalen Ausstattung gehören z. B. ein verstellbarer Bürostuhl, Schreibtisch sowie ergonomisch einstellbare Bildschirme. Gerade das Anpassen von Bildschirmhöhe und -winkel klappt superschnell dank verstellbarer Tragarme – einfach am Bildschirm ziehen und in richtige Position bringen. Schon kann das Arbeiten losgehen!

  • Wie sorge ich für Ordnung auf meinem Schreibtisch?

Eurer Schreibtischkollege und ihr arbeitet an unterschiedlichen Aufgaben. Dank funktionaler Ablage- und Organisations-Systeme könnt ihr die Unterlagen schnell und sauber ordnen und behaltet stets den Überblick. So könnt ihr die Aufgaben schneller bearbeiten – und habt mehr Erfolgserlebnisse. Ein angenehm ordentlich aussehender Schreibtisch steigert eure Zufriedenheit.

  • Wie regeln meine Kollegen und ich die Anwesenheit?

Die entscheidende Frage beim Desksharing lautet: Wer kommt wann? Damit nicht auf einmal zwei Kollegen vor einem Schreibtisch stehen, könnt ihr einen Anwesenheitsplan erstellen. Zeichnet auf einem Whiteboard eine Gittermaske auf mit den Namen der Kollegen und den Wochentagen: Die Anwesenheit kann ganz einfach mit einem Farbmagneten markiert werden (und ggf. einem Zettel mit der Zeitangabe, wenn die Anwesenheit z. B. in Vormittags- und Nachmittags-Slots aufgeteilt werden soll). Achtet dabei darauf, die Legende zu erstellen und zu notieren, welche Farbe für welchen Kollegen steht.

  • Wie passe ich das Licht an meine Bedürfnisse an?

Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Lichtverhältnisse: Für konzentriertes Arbeiten in den Morgenstunden ist helles, starkes Licht erforderlich, während für Aufgaben, die nicht so viel Konzentration benötigen, gedämpftes Licht ausreicht. Drehbare, flexible Leuchten mit ausreichender Leuchtkraft und ggf. automatischer Lichtanpassung beleuchten den Arbeitsplatz optimal. Entscheidet ihr euch für eine Kombination aus einer Steh- und Schreibtischleuchte, kann das Licht noch besser an individuelle Bedürfnisse jedes Mitarbeiters sowie an das Tageslicht angepasst werden.

  • Wie schaffe ich den optimalen Arbeitsplatz in meinem Home-Office?

Dazu findet Ihr weitere Tipps hier:

Mit diesen Tipps gelingt euch die Umsetzung des Desksharing-Konzepts – viel Freude beim Arbeiten!