Digitalisierung Smart Watch für die Arbeit

Digitalisierung: Aktenberge ade?

Jobwunder oder Jobkiller? Erleichterung oder Belastung? Chance oder Risiko? Die Digitalisierung polarisiert. Und obwohl sie in fast alle Lebensbereichen Einzug gehalten hat, müssen wir doch zugeben, dass sie für die meisten eigentlich noch eine große Unbekannte ist. Denn Digitalisierung hat viele Facetten und kaum jemand ist wohl in der Lage das gesamte Potenzial – und ebenso alle Risiken – abzusehen. Klar ist aber auch, dass sie sich nicht aufhalten lässt. Deshalb ist es umso wichtiger, sich frühzeitig und kontinuierlich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Digitalisierung Mensch versus Maschine

Was bedeutet Digitalisierung überhaupt?

Am einfachsten lässt sich Digitalisierung als Transformation beschreiben: Analoge Medien oder Abläufe werden in eine digitale Form umgewandelt. Wenn ihr zum Beispiel die Bilder aus euren alten Fotoalben einscannt, um sie auf eurem Computer zu speichern, ist das schon Digitalisierung. Zumindest im eigentlichen Sinne des Wortes. Aber das ist längst nicht alles. Denn die schöne neue und digitalisierte Welt hat noch einiges mehr zu bieten.

Vernetzung heißt das Zauberwort. Zwischenmenschliche Kommunikation wird vereinfacht, Sprachassistenten erleichtern den Alltag, Geräte sowie Prozesse können miteinander verknüpft, Daten problemlos ausgetauscht werden und wer weiß, was in Zukunft noch alles möglich sein wird. Schließlich hat vor 20 Jahren wahrscheinlich auch noch niemand geahnt, dass es 2018 möglich ist, seinen Kühlschrank, sein Auto oder seine Heizung mit dem Smartphone zu bedienen. Insgesamt bringt die Digitalisierung jede Menge Vorzüge mit sich. Aber sie verändert auch die Art, wie wir leben und arbeiten. Und genau da liegt die Krux. Denn damit das Potenzial der Digitalisierung ausgeschöpft werden kann, muss ein Umdenken stattfinden. 

 

Digitale Revolution - Bedeutung für Wirtschaft und Politik

Um die Bedeutung und den Einfluss der Digitalisierung hervorzuheben, ist – in Anlehnung an die industrielle Revolution – oftmals die Rede von einer digitalen Revolution. Dieser historische Vergleich ist wohl nicht ganz von der Hand zu weisen und macht ein Stück weit Mut. Fließbandarbeit zum Beispiel gehörte vor 120 Jahren zum Alltag. Und auch, dass man sich Briefe schreiben und wochenlang auf eine Antwort warten musste. Diese Art zu leben, ist heute kaum vorstellbar und löst höchstens noch Kopfschütteln aus. Ganz ähnlich werden die Menschen in 100 Jahren auf unser Leben zurückblicken. Es ist also nicht unbedingt alles schlecht – nur anders. 

Deutschland ist ein digitales Entwicklungsland

Ein Grund, warum viele Menschen Respekt vor der digitalen Revolution haben: Wir wissen nicht, was noch auf uns zukommt. Selbst in der Politik oder in der Wirtschaft werden die vollen Möglichkeiten der Digitalisierung längst nicht ausgenutzt. Experten sind sogar der Meinung, dass Deutschland was die Digitalisierung angeht, ein Entwicklungsland ist. China und die USA sind uns da zum Beispiel weit voraus. Das fängt schon in den Schulen an. Die digitale Ausstattung wird dort zwar immer besser, ist aber immer noch nicht auf dem Stand, auf dem sie sein könnte. Die Reaktion auf technische Neuerungen ist in vielen Fällen zu langsam. Dabei ist Geld nicht das größte Problem. Was fehlt, sind der politische Wille und ein klares Konzept zum Thema Digitalisierung – und zwar nicht nur im Bildungssektor. Denn auch für Unternehmen oder Behörden bietet die Digitalisierung unheimlich viel Optimierungspotenzial. 

Die Digitalisierung ist als Prozess schwer greifbar. Die Potenziale sind so vielfältig, dass viele Unternehmen aber auch die Politik nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Um die Digitalisierung aktiv und zielgerichtet nutzen zu können, braucht es Experten. Die Komplexität des Themas macht sich auch an neuen Studiengängen bemerkbar, die sich speziell mit der Digitalisierung befassen. Die Uni Potsdam zeigt sich mit dem im Jahr 2017 eingeführten Masterstudiengang Wirtschaftsinformation und Digitale Transformation zukunftsorientiert. Als erste Universität in Deutschland führt die Uni einen Studieneingang ein, der auf den Themenbereich Digitalisierung spezialisiert ist. Erlernt werden sollen vor allem Schlüsselkompetenzen sowie einem Verständnis für technische und wirtschaftliche Zusammenhänge der digitalen Entwicklung. um auf die Veränderungen in Wirtschaft, Gesellschaft aber auch im Alltagsleben reagieren zu können. 

Weg mit dem Papierkram

Nehmen wir einmal das Beispiel Büro. Da fällt üblicherweise eine große Menge Papierkram an, der durch die Digitalisierung obsolet wird. Ist der Aktenberg erst digitalisiert, erleichtert das die Arbeit ungemein. Die Vorteile des papierlosen Büros liegen auf der Hand:

  • Daten können viel schneller wiedergefunden werden
  • Dank Speicherung auf Servern oder in einer Cloud könnt ihr quasi überall arbeiten.
  • Ihr könnt gemeinsam Texte oder Präsentationen bearbeiten, ohne im gleichen Raum zu sitzen.
  • Ihr spart Ressourcen und arbeitet dadurch nachhaltiger.
Arbeitnehmer in Büro mit digitaler Ausstattung

Und jetzt alles digital?

Nicht ganz. Denn wie schon angedeutet sind der Digitalisierung in Deutschland Grenzen gesetzt. Schließlich gibt es Dokumente, die nach ihrer Transformation ins Digitale nicht direkt in den Aktenvernichter wandern dürfen. Gerade Unternehmen und Selbstständige sind in vielen Fällen in der Pflicht die Originale zumindest für eine begrenzte Zeit – teilweise sogar für immer – aufzubewahren. Ein vollständig papierloses Büro ist in Deutschland bislang nicht möglich. Sehr wohl aber ein papierarmes. Damit euer Büro auch mit wenig Papier auskommt, braucht ihr:

  • einen guten Scanner, der idealerweise mehrere Seiten gleichzeitig aufnehmen und im Duplex scannen kann
  • einen Laserdrucker (hin und wieder müsst ihr schließlich etwas ausdrucken und die Patronen von Tintenstrahldruckern neigen dazu bei seltenem Gebrauch einzutrocknen)
  • einen sicheren Server oder einen guten CloudAnbieter
  • gute Software, zum Beispiel ein Textverarbeitungsprogramm und einen PDF-Reader

 

Aktenvernichter sorgen für Sicherheit bei der Datenbvernichtung

Sicherheit im Büro ist trotzdem Pflicht

Obwohl die Digitalisierung vieles ändert, Papierakten spielen immer noch eine große Rolle. Selbst wenn euer Büro also nahezu papierfrei ist, benötigt ihr trotzdem immer einen Aktenvernichter. Denn er schützt eure Daten und verhindert, dass weggeworfene Informationen auf Papier nicht in die falschen Hände geraten. Das ist besonders wichtig, wenn ihr mit sensible Daten arbeitet oder tagtäglich mit Kundenprojekten zu tun habt. Lest jetzt mehr zum Datenschutz im Büro.

Mehr Informationen zur Digitalisierung findet ihr außerdem im Gabler Wirtschaftslexikon. 

 

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