Prioritäten setzen – 5 Tipps zum Zeitmanagement und der Prioritätensetzung

Hand aufs Herz: Wer hat schon alle seine Aufgaben und Termine durchgehend im Griff? Den Durchblick zu behalten, ist nicht immer leicht. Aber es gibt eine Lösung: Wer seine Prioritäten richtig setzt, kann seine Zeit besser und effektiver nutzen. Vor allem bei der Arbeit helfen Priorisierungsmethoden, um alle To-dos und Projekte effizient zu meistern. In diesem Artikel erfahrt ihr, welche Methoden der Priorisierung ihr anwenden könnt!

Die Balance zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement finden

As soon as possible, kurz „asap“ ist das Lieblingstiming in vielen Unternehmen und manchmal auch im Privatbereich. Jeder will alles und das am besten sofort. Multitasking ist quasi das gesamte Leben und das kann stressig sein. Es lohnt sich hier zu überlegen, ob ihr „nur“ ein neues Zeitmanagement benötigt, um eure Aufgaben zu bewältigen, oder auch ein anderes Selbstmanagement. Zumeist liegt die Herausforderung nicht darin, die Zeit zu organisieren – also effektiv und effizient einzuteilen – sondern vielmehr, sich selbst zu managen und die richtigen Methoden der Priorisierung einzusetzen.

7 Priorisierungsmethoden für ein erfolgreiches Selbst- und Zeitmanagement

Die folgenden Methoden unterstützen euch dabei, erfolgreich Prioritäten zu setzen. Damit gehört Aufschieberitis der Vergangenheit an!

Die Ivy-Lee-Methode

Schreibt euch am Ende des Arbeitstages eine Liste mit den 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Arbeitstag. Ihr priorisiert sie nach ihrer Wichtigkeit und startet am nächsten Morgen gleich mit der ersten Aufgabe. Konzentriert euch nur auf diese Aufgabe. Sobald sie erledigt ist, macht ihr euch an euer zweites To-do. Am Ende des Arbeitstages erstellt ihr eine Liste mit den Aufgaben für den nächsten Tag. Heißeste Anwärter sind die Aufgaben, die an diesem Tag nicht erledigt wurden.

Fazit: Ihr werdet gezwungen Entscheidungen zu treffen und euch auf die wichtigsten Themen zu konzentrieren. Die Ivy-Lee-Methode hilft euch auf einfache Weise fokussiert zu arbeiten und vermeidet, dass ihr Aufgaben aufschiebt.

Die ABC-Methode

Bei dieser Methode werden eure Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert. Wie ihr das macht? Ganz einfach, ihr stellt euch zu jeder Aufgabe folgende Frage: Wie wichtig ist diese Tätigkeit für den Erfolg meines Unternehmens? Dann teilt Ihr die Aufgaben ein: Kategorie A (Sehr wichtig & dringend), die Kategorie B (wichtig) und C (weniger wichtig). Nachdem ihr eure Aufgaben kategorisiert habt, solltet ihr das Zeitmanagement an die Kategorisierung anpassen. Hierfür bietet sich folgendes Schema an: Kategorie A: 60% der Gesamtzeit, Kategorie B: 25 % der Gesamtzeit, Kategorie C: 15% der Gesamtzeit.

Fazit: Diese Methode hilft sehr gut dabei, sich über die Prioritäten der einzelnen Themen und Tätigkeiten im Klaren zu werden.

Das Eisenhower-Prinzip

Ein Klassiker unter den Priorisierungsmethoden, erfunden von Präsident Eisenhower. Auch hier werden – ähnlich wie bei der ABC-Methode – die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft. Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die euch euren Zielen nicht näherbringt, gilt als unwichtig. Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es (in der nahen Zukunft) egal ist, wann ihr sie erledigt, ist sie nicht dringlich. Anhand dieser Parameter werden die Aufgaben dann in 4 Quadranten eingeteilt.

• Wichtig & dringlich – Sofort selbst erledigen
• Wichtig aber nicht dringlich – Exakt terminieren und selbst erledigen
• Nicht wichtig aber dringlich – Delegieren
• Weder wichtig noch dringlich – Nicht bearbeiten

Fazit: Hier wird noch genauer herausgearbeitet, welches die wichtigsten Aufgaben sind und wie ihr sie bearbeiten solltet.

Die Pomodoro-Methode

Entwickelt von dem Italiener Francesco Cirillo, basiert diese Methode auf seiner Eier-Uhr. Ja, ihr lest richtig. Cirillo nutzte seine Eier-Uhr in Form einer Tomate (ital. „Pomodoro“) und teilte sich seine Zeit immer in 25-Minuten-Zyklen ein. Eben weil sich seine Pomodoro-Uhr nur auf 25 Minuten einstellen ließ. Daraus ist diese Methode entstanden. Und die funktioniert so: Ihr teilt euch eure Aufgaben morgens so ein, dass sie in die Zyklen passen. Größere Aufgaben unterteilt ihr, kleine fasst ihr zusammen. Dann legt ihr los und arbeitet 25 Minuten konzentriert und ohne Unterbrechung an diesen Aufgaben. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine kurze Pause von 5 Minuten und nach 4 Arbeitseinheiten eine längere Pause von 30 Minuten.

Fazit: Leichtes Zeitmanagement. Das Arbeiten in Zeiteinheiten trägt zu einer Produktivitätssteigerung bei. Zeitfresser und Unterbrechungen werden ausgeschaltet und in die 5-Minuten-Pausen verlegt.

Die ALPEN-Methode

Bei konsequenter Umsetzung strukturiert sie erfolgreich den ganzen Tagesablauf:

• Aufgaben und Termine aufschreiben – To-do-Liste erstellen
• Länge abschätzen – In einem Zeitlimit arbeiten wir konzentrierter und effektiver
• Pufferzeiten festlegen – Für einen längeren Zeitaufwand und Unvorhergesehenes
• Entscheidungen treffen – Prioritäten setzen, z.B. mit der Eisenhower-Methode
• Nachkontrolle – wie lief der Tag? Learnings für den nächsten Arbeitstag

Fazit: Eine einfache Methode des Selbst- und Zeitmanagements. Sie kann prima mit den Strategien der Prioritätensetzung kombiniert werden.

Das GTD-Prinzip

Die von dem Managementberater David Allen entwickelte GTD-Methode („Getting Things done“) ist inzwischen zum Kult geworden, weil sie alles aus dem Kopf herausholt, was die Hirnwindungen verstopft und genau dann wieder in Erinnerung bringt, wenn ihr es benötigt. Es ist eine Selbstmanagement-Methode, bei der ihr alles – aber auch wirklich alles – an Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem in Aufgabenlisten erfasst. Wenn ihr alles aufschreibt und dafür sorgt, dass ihr durch den Kalender rechtzeitig daran erinnert werdet, entlastet ihr euren Kopf. So könnt ihr euch mit voller Aufmerksamkeit auf die jeweils aktuelle Aufgabe konzentrieren und müsst nicht befürchten, andere Aufgaben zu vergessen.

Fazit: Mit dieser Methode könnt ihr euer gesamtes Leben managen. Selbst wenn es am Anfang erst einmal ein bisschen mehr Zeit benötigt, diese Listen anzulegen – mit Routine arbeitet ihr organisierter, konzentrierter und stressfreier.

Die SMART-Methode

Diese Methode hilft euch dabei, eure Ziele SMART zu formulieren:
• S: Beschreibt eure Ziele so spezifisch wie möglich
• M: Orientiert euch an messbaren Fakten
• A: Macht eure Ziele für euch attraktiv
• R: Formuliert sie realistisch
• T: Habt ein Timing im Blick

Fazit: Die SMART- Methode hilft euch dabei, Ziele richtig zu setzen und so effizient zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

Produktiver und effektiver arbeiten

Die sieben Priorisierungsmethoden helfen euch dabei effektiver zu arbeiten. Sucht euch am besten eine der Methoden aus und wendet sie eine Zeit lang an, um herauszufinden, welche zu euch passt. Das Wichtigste ist, dass ihr sie auch konsequent anwendet. Wer ein bisschen Druck beim Arbeiten braucht, sollte sich Edwards Gesetz anschauen. Je näher die Deadline rückt, desto mehr strengt man sich an. Das kann auch zum Ziel führen, ist aber meist wesentlich stressiger.

3 Fehler beim Prioritäten setzen

1. Unklare Prioritäten führen zur Verwirrung und sorgen dafür, dass wir nicht wissen, welche Aufgaben als Erstes erledigt werden müssen. Schlimmstenfalls verzetteln wir uns dann und bekommen gar nichts geschafft.
2. Die wichtigste Aufgabe nicht direkt erledigen. Nicht umsonst heißt es „Eat the frog first“ – die wichtigste Aufgabe des Tages wird als Erstes bearbeitet. So habt ihr schon einen großen Teil eurer To-dos geschafft und lauft nicht Gefahr, dass ihr die Aufgabe immer wieder aufschiebt.
3. Kein Ziel vor Augen haben. Für was mache ich das eigentlich alles? Wenn ihr auf ein Ziel hinarbeitet, steigert das nicht nur eure Motivation, sondern sorgt auch dafür, dass ihr die richtigen Prioritäten setzt.

Wenn ihr euer Ziel im Blick habt, das Wichtigste immer zuerst erledigt und es schafft, dabei auch proaktiv zu handeln, stellen sich gute Laune und Erfolg fast wie von selbst ein.
(Stephen R. Covey)

Probiert es einfach aus!

Zum Schluss noch 3 Thesen von Stephen R. Covey, Buchautor und Experte für Effektivität

1. Proaktiv leben
   Wer an seiner persönlichen Effektivität arbeiten möchte, sollte proaktiv leben. Handelt initiativ, wenn sich die Gelegenheit bietet. Arbeitet vorausschauend und verantwortungsbewusst.
2. Das Wichtigste direkt erledigen
   Konzentriert euch auf die wichtigsten und dringlichsten Dinge. Prokrastinieren gilt nicht! Beim Priorisieren helfen euch, die oben genannten Methoden.
3. Das Ziel im Blick
   Am Anfang von effektiver Aufgabenbewältigung steht das Ziel. Ziele helfen uns dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen und motivieren uns. Die große Frage lautet also, was will ich erreichen?

Prioritäten zu setzen und fokussiert zu arbeiten, ist gar nicht so schwer. Die verschiedenen Methoden helfen euch auf einfache Weise dabei, eure Aufgaben zu meistern. Ihr müsst sie nur umsetzen und verinnerlichen. Das beugt Stress vor und lässt euch entspannter arbeiten. Um euch zusätzlich die Arbeit zu erleichtern, achtet auch im Büro auf praktische und hochwertige Bürotools, wie Hefter, Locher und Co.. Im täglichen Umgang sind diese wesentlich effizienter und halten euch nicht unnötig auf.