Mann prüft seine Uhr und optimiert Zeitmanagament

Zeitmanagement – Lifehacks, Methoden und Tipps

E-Mails beantworten, Projekte leiten und regelmäßig die Ablage leeren. Täglich stehen jede Menge To-dos an und ehe ihr euch verseht, ist der Arbeitstag wieder um und ihr habt nicht einmal die Hälfte der geplanten Aufgaben geschafft. Die Lösung für euer Problem könnte ein besseres Zeitmanagement sein. Zeitmanagement bezeichnet die Kunst sich selbst zu managen, um alle Verpflichtungen und Aufgaben im Rahmen der verfügbaren Zeit zu erledigen. Um die eigene Arbeitsweise zu verbessern, gibt es viele Methoden, die dabei helfen, den Tag zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und Zeitdiebe zu eliminieren. Mit unseren 10 Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Büro könnt ihr eure Tagesplanung optimieren und stressfreier arbeiten. Dadurch werden selbst Chaoten zu effektiven Zeitmanagement-Experten.

10 Tipps für besseres Zeitmanagement und mehr Produktivität bei der Arbeit

 

1. Fangt mit der wichtigsten Aufgabe an

Bearbeitet die wichtigste und kniffligste Aufgabe direkt am Anfang eures Arbeitstages. Diese bearbeitet ihr voller Energie und mit freiem Kopf, wodurch ihr garantiert schneller fertig werdet. Die größte Aufgabe des Tages habt ihr direkt erledigt und könnt entspannt an kleineren To-dos weiterarbeiten. Am Ende des Arbeitstages lohnt sich eine 10-minütige Planung des nächsten Tages, in der ihr alle Verpflichtungen notiert und die Wichtigste markiert.

Frauen vor einem Laptop freuen sich über erfolgreiches Zeitmanagement.

2. Gewöhnt euch eine Arbeitsroutine an

Arbeitsroutinen helfen euch dabei, ständig wiederkehrende Aufgaben leichter zu erledigen, weil ihr immer dem gleichen Schema folgen könnt. Gleichartige Aufgaben wie das Entleeren der Ablage oder das Schreiben von Rechnungen sollten deshalb immer zusammen in Zeitblöcken erledigt werden. Ihr solltet auch einen festen Platz für wichtige Dokumente festlegen. Ablagen helfen euch dabei, Ordnung zu bewahren. Für sich wiederholende Vorgänge sind definierte Workflows ideal. Sie helfen auch dabei, Aufgaben an andere Kollegen zu delegieren und Urlaubsübergaben vorzubereiten. Durch schriftliche Workflows können sich Kollegen viel schneller einarbeiten, was wiederum Zeit spart.

3. Arbeitet in Zeitblöcken

Stundenlang an einem Text schreiben, jede E-Mail sofort anschauen, ewig überlegen, wie ihr mit einer Aufgabe beginnen sollt: Das alles kostet Zeit. Zeitblöcke helfen euch dabei, fokussiert an einer Aufgabe zu arbeiten und den inneren Schweinehund zu überwinden. Setzt euch ein festes Zeitlimit von 30 Minuten und bewertet, wie viel ihr in diesem Block schafft. Dadurch bekommt ihr nicht nur ein Gefühl dafür, wie lange ihr für bestimmte Aufgaben braucht, sondern seid auch motivierter. Innerhalb eines Zeitblocks solltet ihr euch nur einer Aufgabe widmen. Am besten stellt ihr hierzu das Telefon um. Je nach Größe der Aufgabe könnt ihr die Teilschritte in Blöcken von 30 bis 45 Minuten abarbeiten. Dadurch seid ihr dauerhaft fokussiert und kommt in den Flow.

4. Hört mit dem Multitasking auf

Multitasking ist der Traum aller Unternehmen. Leider ist es nicht sonderlich effektiv, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Multitasking führt eher zu langsamerem Arbeiten, wichtige Dinge werden vergessen und ihr müsst euch immer wieder neu in ein Thema einarbeiten. Im Endeffekt verplempert ihr damit nur wertvolle Zeit. Multitasking dauert länger und bringt schlechtere Ergebnisse.

5. Sagt nein

Menschen, die nicht nein sagen können, werden schnell ausgenutzt und opfern sich für die Arbeit anderer auf. Hier ein kleiner Text für den Kollegen, da noch eine Korrektur. Am Ende fehlt die Zeit für die eigenen Aufgaben. Nein sagen, hilft euch dabei, eure Aufgaben zu erledigen. Mal etwas für einen Kollegen zu übernehmen, ist natürlich kein Problem. Es sollte nur nicht zur Regel werden. Bevor ihr eine Aufgabe annehmt, fragt am besten nach, wie viel Zeit der Kollege für die Aufgabe eingeplant hat. Dadurch könnt ihr besser einschätzen, ob ihr Kapazitäten frei habt.

6. Eliminiert Zeitdiebe

Facebook, Instagram, E-Mails, Telefongespräche, Prokrastination, Ratlosigkeit, Kaffee-Dates mit den Kollegen – Zeitdiebe lauern überall und sind dafür verantwortlich, dass ihr Zeit verliert. Wenn ihr wisst, welche Zeitdiebe euch zu schaffen machen, könnt ihr sie einfacher aus eurem Arbeitsalltag verbannen. So geht’s:

  1. Schreibt euch auf, was euch im Arbeitsalltag stresst oder Zeit raubt.
  2. Erstellt die Top 3 eurer Zeitdiebe.
  3. Notiert euch hinter jedem Zeitdieb eine einfach umzusetzende Gegenmaßnahme.
  4. Finalisiert eure Liste und schreibt sie gut sichtbar auf, z.B. auf ein Whiteboard in eurem Büro.
  5. Wenn ihr alle drei Zeitdiebe unter Kontrolle habt, könnt ihr eine neue Liste erstellen. 

Frau zuckt mit den Schultern.

7. Plant Pufferzeiten ein

Ihr habt euren Arbeitstag straff durchorganisiert und werdet trotzdem nicht fertig? Oft sind fehlende Pufferzeiten der Grund. Stress und Überstunden erspart ihr euch, wenn ihr genügend Zeit für unvorhergesehene Aufgaben und Meetings einplant. In der Regel sollten 60 Prozent der täglichen Arbeitszeit verplant sein. Die restlichen 40 Prozent sind für kurzfristige Aufgaben, Störungen und Meetings eingeplant.

 

8. Macht mal Pause

Pausen sind keine unnötigen Zeitfresser. Sie sind wichtig, um Geist und Körper zu regenerieren, eure Konzentration zu steigern und produktiver zu werden. Sie sollten deshalb ein Teil eures Zeitmanagements sein. Fünf bis zehn Minuten Pause helfen euch dabei, den nächsten Arbeitsblock effektiv anzugehen. Ein guter Richtwert sind 30 Minuten fokussiertes Arbeiten. Danach folgt eine 5-Minuten-Pause. Nach zwei bis drei Runden gönnt ihr euch eine längere Pause von 15 Minuten. Trinkt in der Pause einen Kaffee, macht ein paar kurze Bewegungsübungen oder schließt einfach mal die Augen.

9. Füttert euer Gehirn

Neben Pausen ist gesunde Ernährungessenziell, um euren Geist und den Körper fit zu halten. Fettiges, ungesundes Essen ruft das typische Mittagstief hervor. Wer sich nicht selber aufraffen kann, gesund zu kochen oder überhaupt etwas bei der Arbeit zu essen, kann sich mit Kollegen zusammentun. Ein gemeinsames Mittagessen macht Spaß und stärkt den Zusammenhalt im Team.   

10. Macht rechtzeitig Feierabend

Überstunden zu vermeiden und rechtzeitig Feierabend zu machen, wirkt sich positiv auf euren Stresspegel aus. Lasst den Tag entspannt ausklingen, kocht etwas Leckeres oder trefft euch mit Freunden auf einen kurzen Plausch im Lieblingsrestaurant. Damit erhaltet ihr eure Lebensqualität und könnt am nächsten Tag wieder mit Power bei der Arbeit durchstarten.

Mit den oben genannten Methoden für ein optimales Zeitmanagement seid ihr bestens für den Arbeitsalltag gewappnet. Wenn ihr noch mehr zum Thema Selbstmanagement lernen möchte, solltet ihr euch unseren Beitrag zur Selbstorganisation und Arbeitsabläufen durchlesen. 

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