So haltet ihr Aufbewahrungsfristen ein und entsorgt unnötige Unterlagen
Der Papierstapel auf dem Schreibtisch wird höher, die Ordner mit wichtigen Unterlagen immer voller. Gerade wenn ihr im Home-Office seid, kommt es auf Ordnung und gute Organisation an, damit ihr weiterhin effizient arbeiten könnt. Denn zu den privaten Unterlagen kommen nun auch noch diejenigen, die ihr aus dem Büro mit nach Hause nehmt. Nutzt den Frühling für einen Frühjahrsputz – mistet eure überflüssigen Dokumente aus!
In diesem Artikel erklären wir euch, wie lange ihr Rechnungen, Belege, Quittungen oder Lohnabrechnungen aufbewahren müsst – und welche Unterlagen ihr getrost durch den Reißwolf jagen könnt.*
Verträge
Als Faustregel gilt: Solange die Verträge noch laufen, sollten die entsprechenden Dokumente aufbewahrt werden. Dies gilt z. B. für Miet- oder Versicherungsverträge. Wurde ein Vertrag gekündigt bzw. ist die Vertragszeit abgelaufen, sollten Sie die Unterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahren, denn erst dann endet die Verjährungsfrist. Gerechnet wird sie ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag ausgelaufen ist.
Rechnungen
Private Haushalte müssen gemäß § 14b Abs. 1 S. 5 Nr.1 UstG Belege über steuerpflichtige Leistungen und Rechnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Geht es um handwerkliche Leistungen, solltet ihr die Rechnungen fünf Jahre lang aufbewahren, damit ihr einen Anspruch auf Gewährleistung wahrnehmen könnt. Achtet darauf, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erst am Ende des Jahres beginnt, in dem die Rechnung bzw. der Beleg ausgestellt wurde. Erhaltet ihr eine Rechnung beispielsweise im Mai 2021, beginnt die Frist am 31. Dezember.
Es empfiehlt sich, Rechnungen über größere Anschaffungen, z. B. einen teuren High-Tech-Herd, über die gesetzliche Frist hinaus aufzubewahren. Kommt es in eurem Haus zu Schäden, könnt ihr das Dokument der Hausratsversicherung vorlegen. Dasselbe gilt für Fahrräder: Wird eures gestohlen, könnt ihr bei der Hausratversicherung die Rechnung des Rads vorlegen, sofern diese mitversichert sind.
Garantien
Auch eure Garantiebelege solltet ihr aufgrund der Gewährleistungspflicht mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Kommt es zu etwaigen Reklamationen, könnt ihr den Garantieschein vorweisen.
Kassenbons
Genauso wie bei Rechnungen und Garantieren gilt für Kassenbons: Solange die Gewährleistungspflicht besteht, behaltet sie. Bewahrt sie deshalb mindestens zwei Jahre lang auf.
Steuerbescheinigung und -erklärung
Grundsätzlich können sowohl die Steuerbescheinigung als auch die -erklärung nach dem Einreichen bzw. nach dem Erhalt in die Tonne. Es sei denn, eure positiven Einkünfte betragen mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr: In diesem Fall müsst ihr die Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren.
Gehaltsabrechnungen
Es gibt keine Vorschrift zum Aufbewahren von Gehaltsabrechnungen für Privatpersonen. Es lohnt sich allerdings, Gehaltsabrechnungen bis zum Renteneintritt aufzubewahren: So habt ihr einen Nachweis für spätere Rentenansprüche. Auch für weitere Situationen, z. B. zum Aufnehmen eines Kredits oder bei Unstimmigkeiten bei der Steuererklärung, können aufbewahrte Lohnabrechnungen von Vorteil sein.
Bank- und Versicherungsunterlagen
Auch hier gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen. Ihr seid aber gut beraten, wenn ihr diese Unterlagen aufbewahrt, solange der Versicherungsverhältnis läuft oder ihr euer Konto habt.
Lohnsteuerbescheid
Eine Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht. Nichtsdestotrotz empfiehlt es sich, diese Unterlagen im eigenen Interesse zu archivieren: So kann mit dem Einkommenssteuerbescheid die Einkommenshöhe schnell und bequem z. B. beim Jugendamt nachgewiesen werden, das ggf. von euch Elternbeiträge für den Kindergartenplatz fordert.
Kontoauszüge
Kontoauszüge sollten drei volle Jahre nach der letzten vermerkten Buchung aufbewahrt werden. Das dient dazu, dass ihr mögliche Forderungen abwehren könnt, indem ihr die entsprechende Zahlung nachweist.
Private vs. geschäftliche Unterlagen
Aufgrund von Corona haben sich viele Firmen für Home-Office-Lösungen entschieden und so wandern Arbeitspapiere in euer Zuhause. Bei geschäftlichen Unterlagen handelt es sich oft um besonders sensible Daten. Bevor ihr also euren Aktenschrank komplett nach Hause transportiert, checkt genau, was unbedingt in euer Heimbüro muss und welche Regeln für euren Beruf gelten. Im Zweifel sichert euch bei eurem Arbeitgeber ab.
Kinderleicht Unterlagen entsorgen mit den Aktenvernichtern von Dahle
Habt ihr aussortiert, könnt ihr die überflüssigen Unterlagen vernichten. Achtet dabei unbedingt auf die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften! Private und auch geschäftliche Unterlagen sollten regelkonform vernichtet werden. Am besten klappt die Vernichtung mit einem der Aktenvernichter der Serien DAHLE ShredMATIC® und PaperSAFE®. Je nach Sensibilität der zu vernichtenden Unterlagen bietet das breite Sortiment passende Aktenvernichter in den Sicherheitsstufen P-2, P-4 oder P-5. Dank der einwandfreien Funktionalität – keine nervigen Papierstaus, keine Wartung – vernichtet ihr eure Unterlagen schnell und entspannt. Und dank ihres modernen Designs sehen sie in eurem Zuhause auch noch richtig chic aus. Entspanntes Aktenvernichten garantiert!
Genießt die Ordnung in euren Ordnern, Regalen und Schränken dank der Dahle Aktenvernichter!
* Bei diesem Artikel handelt es sich um keine Rechtsberatung. Alle Angaben basieren sich auf einer Internetrecherche. Bei Fragen rund um Aufbewahrungsfristen von wichtigen Unterlagen wendet euch bitte an die entsprechende Stelle.